CLASIFICACIONES DE LOS EVENTOS

La clasificación incluida en el Proyecto EMBOK quizá sea la que más claridad pueda aportar al paisaje de los eventos. Esta lista realizada por Silvers (2004ª) considera los eventos en función de sus objetivos: Eventos de empresa y eventos corporativos.

Este grupo de eventos hace referencia a todos los eventos que se desarrollan con objetivos empresariales, incluyendo los de dirección, los corporativos, los de comunicaciones, los de entrenamiento, los de incentivos, los de personal y relaciones entre los empleados, los de relaciones con los clientes.

Eventos con causa y de recaudación de fondos

Son los eventos benéficos, promovidos por grupos solidarios con el propósito de conseguir ingresos, apoyo y/o sensibilización.

Ferias y Exposiciones de Productos

Eventos cuyo objetivo es reunir a compradores y vendedores y a personas interesadas en ver y comprar.

Espectáculos y eventos de ocio

Son eventos de exhibición o de actuación periódicos o únicos en los que se puede pagar la entrada o ser gratuitos, creados con un objetivo de entretener.

Festivales

Son considerados como celebraciones culturales creadas por y para un público determinado.

Eventos de la Administración Central y/o Local

Se incluye en este apartado cualquier evento promovido o creado por partidos políticos, comunidades, o entidades de la administración.

Eventos de Imagen de Marca

Se consideran los eventos cuyo alcance y significado está relacionado con la imagen y el reconocimiento del promotor, a nivel nacional o internacional.

Eventos de Marketing

Eventos orientados a la estrategia de comercialización, que facilitan las relaciones entre compradores y vendedores, o como eventos para apoyar a los productos o servicios.

Reuniones o Convenciones

Siguiendo la clasificación de Silvers, consideramos aquí a los eventos en los que se reúnen personas con propósito de intercambio de información, debate o discusión, formación y/o relaciones de equipo.

Eventos Sociales

Hacen referencia a eventos privados, sólo por invitación, para celebrar o conmemorar un acontecimiento cultural, religioso, de la comunicada, empresarial o social.

Eventos Deportivos

Eventos participativos o eventos en los que se observa un espectáculo deportivo. Incluyen actividades deportivas, recreativas y competiciones deportivas.

LAS ACTIVIDADES PARTICIPATIVAS

Cada vez adquieren más importancia las herramientas que van a conseguir experiencias participativas. Vamos a considerar dos tipos de actividades participativas: las actividades lúdicas y las actividades simuladas.

Las Actividades Lúdicas. En la experiencia del evento, las actividades lúdicas o juegos, pueden tener un papel muy importante. Pueden servir para transmitir, de forma original, mensajes complejos.

También pueden ser un muy buen potenciador de las relaciones interpersonales del público; y un método muy eficaz para la formación.

Sirve para predisponer al público al mensaje, para interactuar con la empresa y sus marcas y acercarle a ellas.

Para Torrents, la principal ventaja de los juegos en los eventos es que en ellos la comunicación es “multidireccional”. Es decir la comunicación puede ser del individuo con sus compañeros, con el equipo, con sus propios recursos y limitaciones, con quien controla el juego, con el público, etc. Y, por ello, puede servir para alcanzar objetivos complejos.(2005: 141)

Las Actividades Simuladas. Son un medio ideal para transmitir mensajes, a través de las sensaciones percibidas por el público.

El marketing Experiencial está potenciando, cada vez más este tipo de actividades que, por definición, son las herramientas ideales para desarrollar experiencias virtuales

LA RESTAURACIÓN O CATERING

Las experiencias sensoriales son una herramienta fundamental para generar relaciones con las marcas. Y, un buen diseño del catering, puede conseguir, experiencias sensoriales muy positivas.

El servicio de catering, es mucho más que suministrar una buena comida. Son fundamentales aspectos como la presentación de la comida y la decoración, el servicio y la atención, y el tipo y la cantidad de comida suministrada.

Es importante, aportar al proveedor de catering, una serie de datos de la planificación del evento, que le van a ayudar a desarrollar adecuadamente su trabajo. Por ejemplo, quiénes van a ser los asistentes, el tipo de experiencia que se quiere generar, cuál va a ser el tema del evento, el espacio y el tipo de decoración, etc.., y por supuesto, el tipo y el estilo de comida que se desea.

En cuanto al tipo de formato de catering que se puede ofrecer en un evento, existen varias alternativas:

Cócteles. En ellos se suelen combinar bebidas, con alguna cosa para  picar. La cantidad de comida necesaria puede variar mucho.

Se suele utilizar en eventos cortos (de unas horas), o en eventos que tienen varias comidas.

Banquetes o cenas sentadas. Resultan fáciles de planificar en cuanto a cantidades. La calidad, la presentación, y el servicio, son fundamentales, ya que suelen ser cenas formales, a las que se dedica bastante tiempo, y recursos del presupuesto del evento.

Suele utilizarse en eventos más largos. O cuando es necesario escuchar discursos, o entregas de premios más largas.

Buffet. Es un recurso muy útil, para proveer una gran variedad de comida para un gran número de asistentes, de una manera más informal. Es muy útil, cuando los horarios no son muy estrictos. Y ahorra muchos costes en el servicio.

Refrigerios. En ellos se ofrece algo muy concreto para comer, y son muy cortos y con un surtido muy reducido. Suelen servir para hacer cortes a  horas del día en las que no se sirven bebidas alcohólicas. Por ejemplo un Coffee-break.

En un artículo del portal Eventoplus, se describen algunas de las “nuevas  tendencias” en catering de los eventos; que evoluciona hacia la  “sofisticación culinaria” (Portal Eventoplus/artículos: 01-10-2008):

Comida Sana.

Tener una digestión fácil y rápida durante los eventos es muy importante. Menús que buscan el equilibrio, entre lo innovador y lo saludable.

Paralelamente, han creado productos dirigidos exclusivamente a segmentos que denotan unas necesidades específicas: menús para vegetarianos, celíacos, diabéticos, etc.

Comida Rápida.

Cada vez, nos vamos acostumbrando a utilizar menos tiempo para comer; y las largas comidas, pueden llegar a cansar a los invitados. Son a base de sándwiches de calidad, y ensaladas. Pretenden sustituir al tradicional menú de dos platos, vino y postre.

Incluso, se empiezan a utilizar los “sets” de comida;

Menos Cantidades.

Cada vez se tiende a ofrecer raciones más pequeñas.

Se percibe, una tendencia a presentar la comida en tamaños reducidos (mini perritos, o mini hamburguesas). Esta opción, ofrece la posibilidad de degustar una selección más extensa.

Contenedores Originales.

Las empresas de catering se han vuelto más creativas en la presentación, utilizando nuevos contenedores. Se utilizan, por ejemplo, vasos de Martini, tubos de ensayo, pequeñas cucharas ya preparadas para un bocado, etc.

Atracción Visual, Olfativa y Gustativa

La presentación de la comida es importante, y el placer de comer empieza al ver un plato agradable, elegante, y bien presentado. Además la comida puede ser un gran estímulo para los sentidos, si se sabe hacer.

Tematización de la Comida

Hay una tendencia a personalizar la comida, acorde con la tematización del ECM.

Cocina como Actividad o Experiencia.

Cada vez, son más los eventos en los que la comida se convierte en una actividad en sí; ya sea como experiencia culinaria, ya sea como experiencia gastronómica.

Por ejemplo, algunas empresas utilizan “talleres de cocina” para transmitir sus mensajes y ofrecer experiencias.

NORMATIVA BÁSICA EN LOS EVENTOS

Las “tres” más básicas:

1. Sencillez

2. Educación

3. Anticipación.

Si bien, autoexigirnos mayor concreción en las pautas a seguir en la organización del evento  nos llevará a una mejor planificación y coordinación del mismo. Por tanto debemos prefijar:

Un acto debe obedecer a “algo” (motivo por el que lo organizamos)

A quienes nos dirigimos

Grado de formalidad

Qué instituciones o personas realzan el acto.

Nº de invitados, asistentes, público en general, etc.

Otros aspectos que debemos cuidar.

1.- La Presidencia:

Se entiende como presidencia el conjunto de personas que ocupa el lugar más preeminente y destacado de un acto. Por lo general, claramente destacada del resto de los invitados.

El protocolo clásico recoge la ordenación del conjunto de la presidencia en base a:

1.1.1- Ordenación en alternancia:

1.1.1. a. -Impar. La persona que presida ocupara el puesto central y a su derecha la de segundo nivel, posteriormente, continuaremos de izquierda a derecha hasta finalizar la línea de autoridades.

1.1.1. b.- Par. La persona que preside se colocará a la derecha del centro. Y a la izquierda de este “falso” centro, la de segundo nivel., alternando nuevamente hasta finalizar la línea.

1.1.2- Ordenación Lineal: La persona de mayor rango abre la línea de autoridades, el resto se irá colocando consecutivamente.

1.2. a.-Presidencia de Pie.

Siempre la utilizamos para recibimientos oficiales, recepciones y audiencias.

Propia para actos celebrados en locales cerrados, breves y de carácter informal.

Para actos al aire libre y también de corta duración.

Áreas de honor en los laterales o frente a la misma.

 La disposición de los invitados es al libre albedrío.

La distancia entre la presidencia y los invitados dependerá de las características del local, o del espacio exterior.

1.2. b.- Presidencia sentada

Utilizada en actos celebrados en locales cerrados, con duración por encima de los 40´ y de carácter formal.

Presentaciones de Jornadas, congresos, actos académicos, entrega de premios...etc.

La presidencia se colocara en una mesa que mire de frente a los invitados.

La mesa debe tener extensión suficiente (que nadie se “caiga” por los extremos).

Los invitados también deben estar sentados.

Reserva de las primeras filas.

Dentro de la presidencia sentada y muy característico de los eventos deportivos debo de incluir y destacar el uso del Palco.

Siempre de carácter formal.

Estar situado en el centro, con entrada propia desde el exterior.

Dividirlo en tres grupos: Palco presidencial, de Honor y Vips, facilita su organización.

LA ANIMACIÓN ARTÍSTICA

Es descrita por Torrents como “El conjunto de recursos, que profesionales especializados en las distintas áreas del mundo del arte, ponen a disposición de las necesidades del evento”

En los eventos, la animación artística tiene que estar siempre al servicio de la experiencia, y siempre en función de los objetivos del evento. La animación artística puede servir para generar notoriedad, y para llamar la atención del público

La animación artística puede servir para involucrar al público en el evento, y hacerle participar, y, para hacer que se relacione con otros asistentes al evento. Tienen efecto, tanto sobre el que participa en ellas, como en el que las observa desde fuera.

Este recurso puede tener dos formatos diferentes:

Acciones de animación de pequeño formato. Suelen ser animaciones musicales o lúdicas, que se desarrollan por profesionales: actores animadores, humoristas, magos, cantantes. También se puede utilizar la propia infraestructura del evento para animar provocando divertidos fallos en la organización, proyectando piezas audiovisuales creadas para animar, etc.

Espectáculos. Son animaciones de mayor formato. Se anuncian como tal, y el público está preparado para ello. Pueden aportar notoriedad al evento; y sirven para distraer al público en los eventos de estructura repetitiva. Además, pueden ser percibidos como un regalo de la empresa organizadora; o, pueden servir de broche para un programa de actividades.